Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für den internen Wissens-Assistenten der Zwischenschritt Jugendhilfe (nachfolgend „die Anwendung"). Sie informiert gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

1. Verantwortlicher

Zwischenschritt Jugendhilfe, Christian Scharkin, Hildener Straße 15, 40597 Düsseldorf-Benrath.
Datenschutz-Kontakt: datenschutz@zwischenschritt-jugendhilfe.de

2. Zweck und Art der verarbeiteten Daten

Die Anwendung ist ein internes Nachschlagewerk für freigegebene Organisationsdokumente. Verarbeitet werden:

• Anmeldung: Name, dienstliche E-Mail-Adresse (Login-Kennung) und Passwort (verschlüsselt gespeichert) sowie Rolle und Aktiv-Status. Zugänge werden von der Administration angelegt. Für Passwort-Zurücksetzen wird eine E-Mail an die hinterlegte Adresse versendet.
• Nutzung: gestellte Fragen und die dazu erzeugten Antworten (Konversationsverlauf), Zeitpunkt der Nutzung.
• Diktierfunktion (optional): Wer die Mikrofon-Funktion nutzt, dessen Sprache wird durch die Spracherkennung des eigenen Browsers in Text umgewandelt. Je nach Browser kann das Audio dazu an dessen Anbieter übertragen werden (z. B. Google bei Chrome/Android, Apple bei Safari/iOS). Die Nutzung ist freiwillig; Fragen können immer auch getippt werden.
• Wissensbasis: von der Administration hochgeladene Dienstdokumente und daraus erzeugte Textabschnitte samt Vektor-Repräsentation (Embeddings).

Keine Klientendaten: Die Anwendung ist in der aktuellen Version nicht für personenbezogene Klienten-/Falldaten bestimmt; solche Daten dürfen nicht eingegeben oder hochgeladen werden.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Bereitstellung eines internen Arbeitsmittels (§ 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an einem effizienten, rollenbasierten Wissenszugang).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

• Mistral AI (Frankreich, EU) – Erzeugung der Antworten (Sprachmodell) sowie der Text-Embeddings für die Suche. Übermittelt werden die gestellte Frage, der bisherige Gesprächsverlauf und die gefundenen Dokumentauszüge; Verarbeitung in der EU.
• Supabase – Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher; Hosting in der EU (Frankfurt). Anbieter: Supabase Inc., USA (Unterauftragsverarbeiter). Der Versand von Anmelde-/Passwort-E-Mails erfolgt derzeit über die E-Mail-Infrastruktur von Supabase.
• Anthropic PBC (USA) – nur, wenn von der Administration aktiviert: alternative Erzeugung der Antworten (Modell Claude). Standardmäßig ist Mistral (EU) aktiv. Bei Aktivierung werden Frage, Gesprächsverlauf und Dokumentauszüge übermittelt; keine Nutzung zu Trainingszwecken gemäß Geschäftsbedingungen.
• Hostinger (Deutschland) – Betrieb der Anwendung.
• Browser-Anbieter (nur Diktierfunktion): Bei freiwilliger Nutzung der Spracheingabe verarbeitet der Anbieter des verwendeten Browsers (z. B. Google, Apple) das Audio zur Umwandlung in Text – als eigenständiger Verantwortlicher außerhalb dieser Anwendung.

5. Übermittlung in Drittländer

Im Standardbetrieb (Antworten und Suche über Mistral, EU) verbleiben die Inhalte in der EU. In die USA können Daten gelangen: beim Betrieb einzelner Supabase-Dienste (einschließlich des E-Mail-Versands), bei von der Administration aktivierter Antwortgenerierung über Anthropic sowie – bei Nutzung der Diktierfunktion – durch die Spracherkennung des Browser-Anbieters. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) bzw. Angemessenheitsbeschlüsse (EU-US Data Privacy Framework) mit den jeweiligen Anbietern.

Hinweis (bitte sicherstellen): Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Supabase, Mistral und Hostinger müssen abgeschlossen sein – mit Anthropic nur, falls die Claude-Option aktiviert wird. USA-Transfers sind über Standardvertragsklauseln abzusichern (verantwortet durch den Datenschutzbeauftragten).

6. Cookies

Die Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung der Anmelde-Sitzung. Es findet kein Tracking, keine Analyse und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

7. Speicherdauer

Anmeldedaten bleiben bestehen, solange ein Zugang aktiv ist. Konversationsverläufe werden bis zur Löschung durch die Nutzerin/den Nutzer oder die Administration gespeichert. Dokumente verbleiben, bis sie von der Administration entfernt werden.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wende dich dazu an datenschutz@zwischenschritt-jugendhilfe.de. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, LDI NRW).

Stand: 18. Juli 2026 · interner Betrieb (Testphase).